Як виписати акт виконаних робіт ФОП у 2026 — зразок

Акт виконаних робіт — це первинний документ, який фіксує факт виконання робіт або надання послуг між виконавцем і замовником. Для ФОП (а особливо на 2 та 3 групах єдиного податку) він критично важливий: без нього ваші доходи важко довести під час перевірки, а замовнику — включити ваші послуги у витрати.

У цій статті розбираємо:

• які реквізити обовʼязкові у 2026 році згідно статті 9 Закону № 996-XIV;
• як Закон № 4791-IX змінив правила з 1 квітня 2026 року — і чому для ФОП це спрощення працює з істотними застереженнями;
• покроковий зразок акта для ФОП;
• типові помилки, через які акт можуть не прийняти.

Що таке акт виконаних робіт і навіщо він ФОП

Законодавчо єдиної затвердженої форми акта виконаних робіт в Україні немає. Ви можете скласти його у довільній формі, головне — щоб він містив усі обовʼязкові реквізити первинного документа.

Для ФОП акт вирішує три задачі одночасно:

1. Підтверджує факт надання послуги. Без акта у вас немає документального підтвердження доходу — а податкова це любить перевіряти.
2. Закриває договір. Якщо ви працюєте за договором, акт фіксує, що зобовʼязання виконано і претензій немає.
3. Дає замовнику право на витрати. Для юридичних осіб та ФОП на загальній системі акт — підстава зарахувати вашу оплату у валові витрати.

Важливо: ФОП на єдиному податку не зобовʼязаний виписувати акт для себе як підставу для обліку доходу — дохід визнається за датою надходження коштів. Але акт є обовʼязковим, якщо цього вимагає замовник або договір.

Які реквізити обов'язкові в акті виконаних робіт у 2026?

Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV чітко перелічує реквізити, без яких первинний документ не вважається дійсним:

1. Назва документа — наприклад, «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг».
2. Дата складання.
3. Назва підприємства (або ПІБ ФОП), від імені якого складено документ.
4. Зміст і обсяг господарської операції — що саме виконано, у якому обсязі.
5. Одиниця виміру — шт, год, послуга, пакет тощо.
6. Посади осіб, відповідальних за операцію.
7. Особистий підпис або інші дані, що ідентифікують особу, яка брала участь в операції.

На практиці у акт додатково вносять:

• номер акта (для внутрішнього обліку);
• посилання на договір і номер/дату договору;
• реквізити сторін (ЄДРПОУ або ІПН, адреса, розрахунковий рахунок);
• суму — цифрами і прописом, з ПДВ або «без ПДВ» (для неплатників);
• період надання послуг.

Нові правила з 1 квітня 2026 року: Закон 4791-IX

24 лютого 2026 року Верховна Рада прийняла Закон № 4791-IX, який вніс зміни до статті 9 Закону 996-XIV. Після підписання Президентом і публікації норми набули чинності 1 квітня 2026 року і суттєво спростили документообіг для підприємств. Але для ФОП тут є важливі нюанси — про них нижче.

Що змінилось

Раніше акт без підпису замовника був ризикованим: податкова могла відмовити у визнанні витрат. Тепер акт виконаних робіт (наданих послуг, оренди) може бути дійсним навіть без підпису, посади та ПІБ замовника, якщо виконуються три умови одночасно:

1. У письмовому договорі між сторонами прямо передбачено таку можливість одностороннього оформлення акта.
2. У акті зазначено дату або період надання послуги / виконання робіт / оренди.
3. Господарська операція відображена у бухгалтерському обліку у тому періоді, коли вона фактично відбулася.

Де НЕ застосовуються нові правила

Закон 4791-IX не поширюється на:

• операції, які фінансуються з державного або місцевого бюджету;
• оренду державного та комунального майна;
• договори будівельного підряду;
• договори на проєктні та пошукові роботи;
• договори дарування та гуманітарної допомоги.

Для цих категорій підпис замовника далі обовʼязковий.

⚠️ Важлива юридична нюанса для ФОП

На момент набрання чинності законом авторитетні експерти (зокрема журнал «Головбух») звертають увагу: спрощений порядок у чистому вигляді на ФОП може не поширюватися.

Причина — у третій умові спрощення. Вона вимагає, щоб «господарська операція відображалась у бухгалтерському обліку». Але ФОП за визначенням статті 1 Закону 996-XIV не ведуть бухгалтерський облік — вони ведуть Книгу обліку доходів (або доходів і витрат), що юридично не те саме. Отже, якщо хоча б одна зі сторін договору — ФОП, третя умова формально не виконується.

Практичний висновок для ФОП:

• До появи офіційних роз'яснень Мінфіну / ДПС ФОП доцільно продовжувати отримувати двосторонні акти або працювати за старим перевіреним механізмом: у договорі прописати пункт на кшталт «Акт вважається прийнятим замовником, якщо той не надав письмових заперечень протягом 5 робочих днів з дати отримання» і відправляти акт поштою з описом вкладення. Цей механізм діяв до 2026 року і продовжує працювати.
• Якщо обидві сторони — юрособи — спрощений порядок діє в повному обсязі.
• Якщо ви ФОП з іноземним клієнтом — інвойс, оплачений і з усіма реквізитами ст. 9, і раніше визнавався Мінфіном достатнім первинним документом. Закон 4791-IX тут нічого принципово нового для ФОП-ЗЕД не дає, але і старий порядок залишається чинним.

Повний розбір нюансів — у статті «Зміни до Закону 996-XIV у квітні 2026», а практичний гайд саме про односторонній акт (умови, пункт договору, зразок) — у статті «Акт виконаних робіт без підпису замовника 2026».

Зразок акта виконаних робіт ФОП 2026

Ось робочий шаблон, який відповідає всім вимогам статті 9. Якщо потрібен готовий DOCX-зразок акта виконаних робіт під ФОП або ТОВ, з ПДВ і без — його можна завантажити без реєстрації (дані обробляються у браузері, на сервер не йдуть). Нижче — той самий шаблон у тілі статті, який можна адаптувати вручну:

Цей шаблон містить усі 7 обов'язкових реквізитів ст. 9 Закону 996-XIV та додаткові поля, які допомагають уникнути спорів і претензій податкової: період надання послуг, посилання на договір, розгорнутий опис послуги з формулюваннями, які відповідатимуть податковій накладній (для платників ПДВ).

⚠️ Небезпечні нюанси і штрафи у 2026 році

Перш ніж переходити до помилок, варто знати ціну помилки. Податкова ставиться до первинних документів серйозно, і в 2026 році штрафи за недбалість — реальні гроші.

Штрафи за оформлення і зберігання

• 1020 грн — штраф за ненадання / неналежне зберігання первинних документів, регістрів бухобліку і документів для податкового контролю (Ligazakon).
• 2040 грн — повторне порушення того самого правопорушення протягом року.
• Значно серйозніший ризик: якщо податкова через відсутність або хиби в актах не визнає витрати або дохід, це тягне донарахування податку на прибуток / ПДВ / єдиного податку з відповідними штрафами 10-25% від донарахованих сум і пенею.

Податковий консультант Михайло Смокович у коментарі mc.today підкреслює: для одноразових послуг акт краще підписувати далі, саме щоб уникнути штрафу 1020 грн за порушення правил оформлення первинки.

Строки зберігання первинних документів

Згідно з п. 44.3 Податкового кодексу України, первинні документи треба зберігати:

Акти виконаних робіт для звичайного ФОП 3 групи — мінімум 3 роки. Якщо ваш замовник — юрособа на загальній системі, вона зберігатиме свій примірник 5 років, і при перевірці у неї можуть запитати ваш акт. Тому на практиці рекомендуємо зберігати 5 років — просто щоб не переживати, коли контрагент несподівано попросить дублікат.

Обережно: що податкова може визнати акт «недійсним»

Окрім класичних помилок нижче, акт може бути визнаний фіктивним або неналежним і тоді, коли:

1. Підписано неуповноваженою особою. Рядовий менеджер без довіреності або наказу, помічник бухгалтера, секретар — це підстава оскаржити первинку.
2. Дата акта передує даті договору. Фундаментальна нестиковка: ви начебто виконали роботу раніше, ніж була юридична підстава її виконувати.
3. Дата виконання — вихідний або святковий день підприємства без відповідного наказу керівника про роботу у вихідний. Податкова може засумніватися у реальності операції.
4. Опис послуги у акті не збігається з податковою накладною (для платників ПДВ). Класичний приклад: в акті «послуга з перевезення», у ПН — «км». Невідповідність → ризик визнання податкової накладної недійсною → втрата податкового кредиту.
5. Одиниця виміру — «послуга» там, де має бути фізична величина (години, кілометри, тонни). Для транспорту, ремонту, перекладів це серйозний червоний прапорець.

Печатка ФОП: обов'язкова чи ні?

Не обовʼязкова з 2017 року. ФОП має повне право працювати без печатки — і це не є підставою для визнання первинних документів неналежними. Тому якщо ваш контрагент вимагає «акт з печаткою» — формально ви не зобовʼязані, але на практиці для уникнення спорів простіше її мати або відмовити ввічливо з посиланням на норму.

Для юросіб печатка теж перестала бути обовʼязковою — використовується лише якщо це передбачено у Статуті.

Електронні акти: де «ДіЯ», «Вчасно», M.E.Doc приймаються, а де ні

Електронний акт з накладеним кваліфікованим електронним підписом (КЕП) за Законом «Про електронні довірчі послуги» має таку ж юридичну силу, як паперовий. Але на практиці ви можете наштовхнутись на такі проблеми:

• Банки і фінансові установи — деколи вимагають саме паперовий акт з «живим» підписом і печаткою для операцій понад певну суму.
• Замовники-юрособи старої школи — бухгалтерія часто просить роздрукувати і «переподписати», особливо в бюджетних організаціях.
• Окремі державні органи і судові процеси — інколи вимагають паперовий оригінал.

Рекомендація: мати обидва варіанти — електронний з КЕП для щоденної роботи, і можливість видати паперовий оригінал на запит.

Типові помилки, через які акт можуть не прийняти

1. Не зазначено одиницю виміру. Це формальний, але обовʼязковий реквізит ст. 9. Пишіть «шт», «год», «послуга», «місяць».
2. Загальне формулювання «послуги з консультації». Податкова і замовник хочуть бачити конкретику: що саме, в якому обсязі, коли. Чим більше конкретики — тим менше питань.
3. Немає дати складання або періоду. Без дати акт не є первинним документом. Без періоду — з 1 квітня 2026 не можна застосувати правила одностороннього підпису.
4. Сума цифрами не збігається з прописом. Класична помилка — міняйте у двох місцях одночасно.
5. Немає посилання на договір. Формально не обовʼязково, але радикально зменшує ризики під час спорів і перевірок.
6. ФОП не вказав ІПН або систему оподаткування. Замовнику це потрібно, щоб правильно утримати (або не утримати) податки при виплаті.

Автоматизація: як створити акт за 30 секунд

Якщо ви ФОП і виписуєте 5-20 актів на місяць, ручна робота у Word або Excel — це втрачений час. EasyAct генерує акти виконаних робіт через чат з AI-асистентом: ви описуєте послугу звичайною мовою, бот підставляє реквізити вашого профілю та контрагента, і ви отримуєте готовий PDF з правильною структурою під вимоги 2026 року.

Часті запитання

Чи обовʼязково ФОП на єдиному податку виписувати акт? Ні, якщо цього не вимагає договір або замовник. Дохід для єдиноподатника визнається за датою надходження коштів. Але для юросіб-замовників акт майже завжди обовʼязковий.

Чи можна виставити акт заднім числом? Формально це можливо, якщо операція дійсно відбулась у зазначений період і відображена в обліку. Але систематичне «заднє число» — ризик під час перевірки.

Який термін зберігання актів виконаних робіт? Згідно з наказом Міністерства юстиції України, первинні документи зберігаються не менше 3 років, а для документів, що підтверджують витрати — не менше 7 років.

Чи можна підписати акт КЕП (кваліфікованим електронним підписом)? Так. Електронний підпис за Законом «Про електронні довірчі послуги» має таку ж юридичну силу, як власноручний. Акт у форматі PDF з накладеним КЕП приймається податковою.

Що робити, якщо замовник не підписує акт? Для юросіб з 1 квітня 2026 року — якщо у договорі є відповідний пункт, можна підписати акт односторонньо (Закон 4791-IX). Для ФОП поки безпечніше використовувати старий перевірений метод: відправити акт поштою з описом вкладення і чекати 5-10 днів на письмові заперечення — їх відсутність трактується як згода (якщо це прописано в договорі). Після офіційних роз'яснень Мінфіну/ДПС ми оновимо рекомендації.

Готові DOCX-шаблони (без реєстрації):

• Зразок акту виконаних робіт у DOCX — для ФОП і ТОВ, з ПДВ і без, з реквізитами за Законом № 4791-IX

Потрібно також розібратись із рахунками? Читайте «Як виписати рахунок ФОП у 2026: 3 ролі і пастки Word-шаблону», «Рахунок-фактура 2026: коли стає первинним документом» і повний огляд змін Закону 996-XIV на квітень 2026.