Зміни 996-XIV у 2026: акти без підпису замовника, інвойс-первинка

24 лютого 2026 року Верховна Рада ухвалила Закон № 4791-IX (раніше — законопроєкт № 14023), який вніс зміни до статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV. Після підписання Президентом і офіційного опублікування норми набули чинності 1 квітня 2026 року. За оцінкою Мінекономіки, нові правила дозволять українському бізнесу економити близько 20 мільярдів гривень на рік на адміністративних витратах.

Це одна з найбільших спрощень документообігу за останнє десятиліття. Нижче — що саме змінилось, як цим користуватись і чому для ФОП все не так однозначно.

Короткий підсумок: три ключові зміни

1. Акти можна підписувати односторонньо. Якщо це передбачено договором — ФОП або підприємство може скласти акт без підпису замовника.
2. Інвойс може замінити акт. За угодою сторін факт надання послуг можна фіксувати одним тільки рахунком (інвойсом), підписаним виконавцем, і визнавати його первинним документом.
3. Правила поширюються на послуги, роботи та оренду. Первісний законопроєкт стосувався лише послуг — у фінальній версії сферу розширили.

Зміна №1: чи дійсний акт без підпису замовника з 1 квітня 2026?

До 1 квітня 2026 року стаття 9 Закону 996-XIV вимагала, щоб кожен первинний документ містив «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції» — тобто підписи обох сторін. Для ФОП і бухгалтерів це часто було болем: замовник «зник», забув підписати, пообіцяв і не надіслав, виїхав за кордон — а без другого підпису документ вважався неповноцінним і витрати могли зняти при перевірці.

Тепер акт виконаних робіт / наданих послуг / оренди залишається чинним навіть без підпису, посади і ПІБ замовника — але одночасно мають виконуватись чотири умови:

1. Операція стосується послуг, робіт або оренди (не товарів).
2. У письмовому договорі між сторонами прямо передбачена можливість одностороннього підписання.
3. У акті зазначено дату або період надання послуги / виконання робіт / оренди.
4. Господарська операція відображена у бухгалтерському обліку у тому періоді, коли вона фактично відбулася.

Якщо хоча б одна з цих умов не виконується — старі правила продовжують діяти.

Приклад формулювання у договорі

Щоб скористатися новими правилами, додайте у свій шаблон договору пункт:

«Сторони погоджуються, що Акт наданих послуг (виконаних робіт) за цим Договором складається Виконавцем в односторонньому порядку. Акт, підписаний лише Виконавцем, з обовʼязковим зазначенням періоду надання послуг, є дійсним первинним документом у розумінні статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Замовник має право надати письмові заперечення щодо обсягу чи якості послуг протягом 5 робочих днів з дати отримання акта; після спливу цього строку Акт вважається прийнятим Замовником без зауважень».

Практичний покроковий розбір саме цієї моделі — коли односторонній акт дійсний, що прописати в договорі, який вигляд має акт без підпису та нюанси для ФОП — у статті «Акт виконаних робіт без підпису замовника 2026: умови і зразок».

Зміна №2: інвойс як первинний документ

Мінекономіки паралельно підтвердило: сторони у договорі можуть взагалі відмовитись від акта і фіксувати факт надання послуг лише інвойсом (рахунком-фактурою), підписаним виконавцем. Такий інвойс визнається первинним документом і для бухгалтерського, і для податкового обліку.

Це наближає Україну до європейської практики, де базовим документом господарської операції є саме invoice, а окремий акт — радянсько-пострадянська традиція, якої немає у більшості країн ЄС.

Детальний зразок сучасного інвойсу під вимоги 2026 — у статті «Рахунок-фактура 2026: зразок і реквізити». Готовий DOCX за новими правилами — зразок інвойс-акта (рахунок-фактура за № 4791-IX), завантажується без реєстрації.

Коли це вигідно

• ІТ-ФОП із закордонними клієнтами. Клієнту з США або ЄС зрозуміле слово invoice, але абсолютно чуже поняття «акт виконаних робіт». Тепер можна працювати тільки з інвойсами.
• SaaS-підписки, хостинг, підписки на контент. Щомісячний інвойс + автоматична оплата — без жодних паперів.
• Консалтинг та маркетингові агенції. Зменшує цикл документообігу в 2-3 рази.

⚠️ Чи діє це для ФОП? Важлива юридична нюанса

Коротка відповідь: однозначної відповіді немає, і ФОП слід бути обережними.

Експерти журналу «Головбух» (зокрема Віктор Онищенко) звертають увагу на важливу деталь: одна з трьох умов спрощення — це вимога, щоб «такі господарські операції відображались у бухгалтерському обліку в періоді їхнього здійснення». А Закон 996-XIV визначає бухгалтерський облік як процес передачі інформації про діяльність підприємства. ФОП (як і звичайні фізособи) згідно зі ст. 1 цього ж закону бухгалтерський облік не ведуть — вони ведуть облік доходів і витрат у Книзі обліку, але це не бухгалтерський облік у розумінні 996-XIV.

Наслідок: якщо хоча б одна зі сторін договору — ФОП, третя умова формально не виконується, а отже спрощений порядок (акт без підпису замовника або лише інвойс) у чистому вигляді не може застосовуватись. Ця думка поки не є офіційною позицією Мінфіну або ДПС, але вона логічно випливає з тексту закону.

Що це означає практично:

• Якщо ви ФОП і ваш замовник — юрособа: з максимальною обережністю. До офіційного роз'яснення Мінфіну/ДПС експертне трактування — що спрощення стосується лише договорів юрособа ↔ юрособа. ФОП далі краще отримувати двосторонні акти або працювати за старим перевіреним методом (п'ятиденне мовчання = згода, якщо це прописано в договорі).
• Якщо обидві сторони — юрособи: спрощення діє в повному обсязі. Ви можете перейти на односторонні акти або відмовитись від актів на користь інвойсів.
• Якщо ви ФОП і ваш замовник — ФОП або фізособа: спрощення не застосовується.
• Якщо ви ФОП і працюєте з іноземним контрагентом: інвойс і раніше був достатнім первинним документом (Мінфін роз'яснював це окремо — lookup на «рахунок-фактура як первинний документ»), і тут нічого практично не змінюється.

Ми рекомендуємо стежити за роз'ясненнями Мінфіну і ДПС — очікуємо їх упродовж 1-3 місяців після набрання чинності законом. До того часу консервативний підхід для ФОП — продовжувати працювати з двосторонніми актами або за схемою «мовчання = згода».

Зміна №3: поширення на роботи та оренду

Первісний текст законопроєкту стосувався лише послуг. У фінальній версії парламент розширив сферу: нові правила діють також для:

• виконання робіт — підрядники, ремонт, установка обладнання, розробка ПЗ з результатом у формі «робіт» а не «послуг»;
• оренди — оренда приміщень, обладнання, транспорту, IT-інфраструктури.

Винятки: коли нові правила НЕ діють

Закон 4791-IX не поширюється на:

1. Операції, що фінансуються з державного або місцевого бюджету. Бюджетники далі працюють за старими правилами — підпис замовника обовʼязковий.
2. Оренду державного та комунального майна. Фонд держмайна вимагає підпис орендаря.
3. Договори будівельного підряду. Будівництво лишається за ДБН і старою практикою.
4. Договори на проєктні та пошукові роботи. Проєктувальники ТЕО, геодезисти — без спрощень.
5. Договори дарування та гуманітарної допомоги. Тут логіка очевидна — потрібна згода одержувача.

⚠️ Небезпечні нюанси і підводні камені переходу

Спрощення звучить привабливо, але на практиці є кілька моментів, де можна зазнати штрафів або втратити витрати / податковий кредит.

Штраф 1020 грн за порушення первинки

Якщо ви перейдете на односторонні акти або відмовитесь від актів на користь інвойсів, не виконавши всі умови (немає пункту в договорі, немає періоду надання, операція не відображена в обліку вчасно) — документ вважається оформленим з порушенням. Штраф за п. 121.1 Податкового кодексу — 1020 грн, повторно протягом року — 2040 грн (Ligazakon). Податковий консультант Михайло Смокович радить для разових операцій і далі підписувати двосторонні акти — щоб не збирати штрафи через формальні дрібниці.

Ризик втрати витрат у замовника

Головний удар від «неправильного» переходу отримує замовник-юрособа, а не виконавець. Якщо у нього в обліку зафіксовано витрати на основі одностороннього акта, який податкова визнала неналежним — витрати знімаються, донараховується податок на прибуток (18%) + штраф 10-25% + пеня. Тому перед пропозицією «давайте без актів» обовʼязково узгодьте все з бухгалтерією контрагента — інакше вас можуть попросити повернути гроші або переоформити документи заднім числом.

Коли краще далі працювати з актами

• Разові послуги новому клієнту — недостатньо довіри, краще мати двосторонній акт як базовий доказ.
• Великі суми (понад 100 тис. грн за один документ) — ризик суперечок вищий, акт дисциплінує обидві сторони.
• Послуги з результатом, який важко зафіксувати (консультації, коучинг) — без підпису замовника надзвичайно складно довести, що ви це справді зробили.
• Будь-яка взаємодія з бюджетниками або комунальним сектором — спрощення не діє за законом.

Перехідні нюанси з ПДВ

Закон 4791-IX не змінює правил ПДВ. Податкова накладна далі реєструється в ЄРПН, право на податковий кредит виникає за датою першої події. Але є тонкий момент: якщо ви відмовились від акта і працюєте тільки з інвойсом — назва послуги в інвойсі мусить точно збігатися з назвою у податковій накладній. Раніше була «страхова сітка» у вигляді акта, тепер єдиний первинний документ несе всю вагу відповідності.

Що перевірити у своєму шаблоні договору

Якщо хочете скористатися спрощенням для юрособа ↔ юрособа, перевірте, що у вашому шаблоні договору є:

1. ✅ Прямий пункт про односторонній порядок оформлення первинки.
2. ✅ Строк для заперечень замовника (рекомендуємо 5 робочих днів — ринкова практика).
3. ✅ Конкретний спосіб надсилання акта/інвойсу (email на визначену адресу, ЕДО, поштою).
4. ✅ Формулювання «Відсутність заперечень у встановлений строк означає прийняття Замовником наданих послуг у повному обсязі».
5. ✅ Посилання на норму: «відповідно до ст. 9 Закону 996-XIV у редакції Закону № 4791-IX».

Чек-лист для бухгалтера: як підготуватись

Якщо ви ведете ФОП або підприємство, пройдіться за цим списком:

• Переглянути всі діючі договори на послуги, роботи та оренду.
• Додати у шаблон нових договорів пункт про односторонній підпис акта АБО замінити акт на інвойс.
• Підписати додаткові угоди до важливих діючих контрактів, якщо хочете перейти на нові правила.
• Перевірити, що у ваших актах/інвойсах завжди є період надання послуг (це тепер юридично важливий реквізит).
• Уточнити внутрішню політику документообігу: хто відповідальний за односторонні акти, як їх архівувати, як повідомляти замовника.
• Налаштувати шаблони в обліковій системі (1С, BAS, SaaS-платформи) так, щоб поле «період послуг» було обовʼязковим.
• Оновити внутрішні інструкції та бухгалтерську політику підприємства — це можуть перевірити при аудиті.
• Переконатись, що ваші клієнти-платники ПДВ розуміють нові правила — частина з них за звичкою вимагатиме акт «як раніше».

Що НЕ змінилось

Багато бухгалтерів запитують: «а що з ПДВ?». Коротко: нічого не змінилось.

• Податкова накладна залишається окремим документом і реєструється в ЄРПН за правилами Податкового кодексу.
• Право на податковий кредит виникає за датою першої події (аванс або постачання), а не за датою акта.
• Первинні документи для обліку витрат у податковому обліку також зберігають свою роль — просто тепер їх можна оформлювати простіше.

Також не змінились:

• строки зберігання первинних документів (3-7 років);
• вимоги до використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на електронних документах;
• правила для операцій з товарами — видаткові накладні і далі оформлюють як раніше, двостороннє підписання обовʼязкове.

Скільки бізнес зекономить

За розрахунками Мінекономіки, нові норми економлять українському бізнесу близько 20 млрд грн на рік. Це враховує:

• час бухгалтерів на узгодження, збір підписів, обробку повернутих актів;
• поштові витрати на паперовий документообіг;
• ризики втрати витрат через «зниклих» замовників;
• витрати на юридичні суперечки щодо непідписаних актів.

Для звичайного ФОП-ІТ-шника економія часу — приблизно 3-5 годин на місяць (у перерахунку на середню вартість години IT-спеціаліста, це 2-4 тис. грн щомісяця).

Як EasyAct допомагає працювати за новими правилами

EasyAct — це AI-асистент для генерації актів, рахунків-фактур та інвойсів, який вже враховує зміни Закону 4791-IX:

• у шаблонах актів є поле «період надання послуг» (обовʼязковий реквізит для одностороннього підписання);
• є готові шаблони інвойсів під вимоги 2026 року як первинних документів;
• реквізити контрагента автоматично підтягуються з Єдиного державного реєстру за ЄДРПОУ;
• PDF можна підписати КЕП прямо з інтерфейсу.

Часті запитання

Чи поширюються нові правила на діючі договори, підписані до квітня 2026? Ні — автоматично ні. Щоб скористатись спрощенням, потрібно або підписати додаткову угоду з відповідним пунктом, або укласти новий договір. У старих контрактах без такого пункту працюють старі правила.

Чи може ФОП сам встановити таку практику в односторонніх актах? Ні. Ключова умова — двостороння письмова згода у договорі. Без згоди замовника на новий порядок оформлення акт залишається «неповноцінним» з точки зору податкової.

А якщо замовник заперечує проти одностороннього акта? У договорі можна (і варто) прописати строк для заперечень — типово 5 робочих днів. Якщо письмових заперечень немає — акт вважається прийнятим. Якщо є — сторони мають врегулювати розбіжності у загальному порядку.

Чи обовʼязково реєструвати такі акти десь додатково? Ні. Система обліку та звітності не змінилась — одностороннє підписання є просто опцією оформлення первинного документа, а не нової облікової сутності.

Що з електронними актами через Вчасно, ДіЯ, M.E.Doc? Жодних змін у технічному плані. Ви і далі формуєте документ у звичному сервісі, просто підписуєте його лише виконавцем (якщо у договорі з контрагентом це погоджено).

Готові DOCX-шаблони за Законом № 4791-IX (без реєстрації):

• Зразок інвойс-акта (рахунок-фактура за № 4791-IX) — інвойс замість акта без підпису замовника
• Зразок акту виконаних робіт — класичний шаблон з опцією одностороннього підписання
• Зразок рахунку на оплату — інформаційний рахунок-пропозиція з QR-IBAN
• Зразок інвойсу для іноземного клієнта (UA + EN) — для ЗЕД, де оплачений інвойс замінює акт ще з 2017 року

Читайте також:

• «Як виписати акт виконаних робіт ФОП у 2026 році» — покрокова інструкція і зразок.
• «Рахунок-фактура 2026: зразок, реквізити та як виписати» — інвойс як первинний документ.