Рахунок-фактура 2026 — зразок, реквізити, Закон 4791-IX

Рахунок-фактура — чи не найчастіший документ у роботі будь-якого ФОП або бухгалтера. Але з 1 квітня 2026 року, після набуття чинності Законом № 4791-IX (прийнятий ВР 24.02.2026), його статус у бухобліку уточнився: тепер рахунок-фактура (інвойс) за певних умов може замінити акт виконаних робіт і виступати самостійним первинним документом — щоправда, з істотними застереженнями для ФОП (про них нижче).

У цій статті:

• чим рахунок-фактура відрізняється від акта і від «західного» інвойсу;
• обовʼязкові реквізити 2026;
• зразок для ФОП без ПДВ і для юрособи з ПДВ;
• коли рахунок стає первинним документом;
• типові помилки і лайфхаки.

Що таке рахунок-фактура і чим він відрізняється від акта

Рахунок-фактура — це документ, яким виконавець пропонує замовнику сплатити за товари або послуги. Історично в українській практиці він виконував роль «запрошення до оплати» і не був первинним документом: первинкою вважався акт виконаних робіт або видаткова накладна.

Іншими словами:

Західний invoice — універсальний первинний документ: він одночасно і запит на оплату, і підтвердження надання послуг. В Україні ця двоєдина функція зʼявилась лише після набуття чинності Законом 4791-IX у квітні 2026.

Коли рахунок-фактура стає первинним документом у 2026?

До квітня 2026 року Мінфін у листах неодноразово роз’яснював: рахунок-фактура визнається первинним документом лише тоді, коли він:

1. оплачений (є підтвердження оплати — банківська виписка);
2. містить усі обов’язкові реквізити статті 9 Закону № 996-XIV;
3. є посилання на договір (або сам рахунок виконує функцію оферти).

Після 1 квітня 2026 року Закон № 4791-IX додав ще один шлях: сторони можуть у договорі прямо передбачити, що акт не складається, а факт надання послуг фіксується інвойсом, підписаним виконавцем. Такий інвойс визнається первинним документом для бухгалтерського і податкового обліку — і замовнику, і виконавцю цього достатньо для обліку операції.

Ключове: якщо у договорі немає пункту про заміну акта інвойсом — продовжуєте працювати за старими правилами. Це не автоматична опція, а опція за взаємною згодою сторін.

⚠️ Важлива нюанса для ФОП

Експерти журналу «Головбух» (Віктор Онищенко, березень 2026) звертають увагу: спрощений порядок з Закону 4791-IX на ФОП може не поширюватися. Причина — третя умова спрощення вимагає відображення операції у бухгалтерському обліку, а ФОП згідно зі ст. 1 Закону 996-XIV бухгалтерський облік не веде (веде Книгу обліку доходів — це не те саме).

Отже, якщо ваш договір — ФОП ↔ юрособа або ФОП ↔ ФОП, до появи офіційних роз'яснень Мінфіну/ДПС ми не рекомендуємо повністю відмовлятись від акта на користь інвойсу. Безпечніша схема — виставляти і рахунок, і акт за старою практикою, або використовувати формулу «мовчання = згода», прописану в договорі.

Для договорів юрособа ↔ юрособа нові правила діють у повному обсязі — можна переходити на інвойс як єдиний первинний документ. Для ФОП з іноземним клієнтом інвойс і раніше був легітимним первинним документом (позиція Мінфіну), тому нічого принципово не змінюється.

Детальніше про всі нюанси змін — у статті «Зміни до Закону 996-XIV у квітні 2026».

Які реквізити обов'язкові в рахунку-фактурі у 2026?

Щоб рахунок-фактура мав юридичну силу (як просто рахунок) або міг претендувати на статус первинного документа, він має містити:

1. Назву документа — «Рахунок-фактура №…» або «Invoice №…» для міжнародних операцій.
2. Номер і дату складання.
3. Реквізити виконавця (продавця):
   • ПІБ ФОП або назву юрособи;
   • ІПН (для ФОП) або код ЄДРПОУ (для юрособи);
   • юридичну адресу;
   • банківські реквізити: IBAN, назва банку, МФО;
   • систему оподаткування (платник ПДВ / єдиний податок N групи / загальна система).
4. Реквізити покупця (замовника):
   • назву або ПІБ;
   • код ЄДРПОУ / ІПН;
   • адресу.
5. Зміст послуги або товару:
   • опис;
   • кількість і одиницю виміру;
   • ціну за одиницю;
   • суму.
6. Загальну суму цифрами і прописом, з ПДВ або з позначкою «Без ПДВ».
7. Посилання на договір (номер, дату) — якщо він є.
8. Підпис виконавця (для ФОП — власний; для юрособи — директора або уповноваженої особи).
9. Термін дії рахунку або термін оплати — опційно, але дуже корисно на практиці.
10. Період надання послуг — обовʼязково, якщо ви плануєте використовувати інвойс як первинний документ за правилами 2026.

Зразок рахунку-фактури для ФОП без ПДВ

Якщо потрібен готовий DOCX, який підставляє ваші реквізити автоматично — завантажте зразок інвойс-акта (рахунка-фактури) за Законом № 4791-IX без реєстрації. Нижче — той самий шаблон у тілі статті, який можна адаптувати вручну.

Зразок рахунку-фактури для юрособи з ПДВ 20%

Памʼятайте: рахунок-фактура не замінює податкову накладну для цілей ПДВ. Податкова накладна реєструється в ЄРПН окремо, згідно з Податковим кодексом. Продавець — платник ПДВ — виписує рахунок і окремо реєструє податкову накладну на дату першої події (передоплата або постачання).

Різниця між рахунком-фактурою, актом та податковою накладною

⚠️ Небезпечні нюанси і штрафи

Штраф 1020/2040 грн за первинку

Якщо ви вирішили використовувати рахунок-фактуру як первинний документ (а не просто як запрошення до оплати) — до нього застосовуються всі вимоги статті 9 Закону 996-XIV. За неналежне оформлення первинних документів податкова може застосувати штраф 1020 грн; при повторному порушенні протягом року — 2040 грн (Ligazakon).

Тому перед переходом на модель «лише інвойс без акта» (де це дозволено) обовʼязково впевніться, що ваш шаблон містить усі обовʼязкові реквізити — не тільки ті, які потрібні для простого рахунку на оплату.

Пастка IBAN: некоректний рахунок = банк не проведе

Український IBAN — 29 символів, починається з UA + двох цифр контрольної суми + 6 цифр МФО банку + 19 цифр рахунку. Типові помилки:

• UA29 замість правильного (контрольна сума порахована для іншого рахунку) — банк автоматично відхиляє транзакцію.
• Пропущені пробіли, зайві цифри, латинська «О» замість цифри «0» — найчастіша причина «зависання» платежу на 2-3 дні.
• IBAN з закритого рахунку — клієнт не зрозуміє, чому платіж не пройшов, і почне звинувачувати вас.

Лайфхак: перевіряйте IBAN у калькуляторі IBAN на сайті НБУ перед виставленням першого рахунку новому клієнту. Або використовуйте EasyAct — IBAN підтягується з профілю без ризику ручного огріху.

Пастка для платників ПДВ: невідповідність з податковою накладною

Критично важливо: назва послуги і одиниця виміру в рахунку-фактурі / акті мусять точно збігатися з податковою накладною. Класична помилка: в акті написано «транспортні послуги», а в податковій накладній — «км». Податкова при перевірці визнає податкову накладну недійсною, і у покупця пропадає право на податковий кредит — це 20% від суми, і часто покупець потім оскаржує у вас у суді.

Правило: спочатку пишіть акт/рахунок, потім копіюєте назви 1-в-1 у податкову накладну, а не навпаки.

Печатка на рахунку: не обов'язкова

З 2017 року печатка не є обов'язковим реквізитом ні для юросіб (використання залежить від Статуту), ні для ФОП. Якщо клієнт вимагає печатку — це його вподобання, а не вимога закону. Для юридичної сили документа достатньо підпису уповноваженої особи.

Строк дії рахунку і термін оплати

Рахунок-фактура сам по собі не створює зобовʼязання сплатити. Зобов'язання виникає з договору або із факту оплати рахунку (акцепт оферти). Тому:

• Якщо ви вказали «термін оплати до 25.04.2026», але договору немає, — ви не зможете стягнути пеню за прострочення виключно на підставі рахунку.
• Для права на пеню треба мати договір, у якому прописано розмір пені, або виставити рахунок як публічну оферту з умовами пені (складніше, але можливо).

Для ФОП-фрилансерів практичний вихід — шаблон договору з пенею 0,1% за день прострочення, підписаний одноразово при старті співпраці, і далі виставляти рахунки без окремих договорів на кожну транзакцію.

Строки зберігання

Рахунок-фактура як первинний документ зберігається нарівні з актами:

• ФОП — 3 роки (1095 днів);
• Юрособи (загальна система, єдиний податок) — 5 років (1825 днів);
• Платники з КІК / трансфертним ціноутворенням — 7 років (2555 днів).

За порушення строків зберігання — той самий штраф 1020 грн.

Типові помилки при виставленні рахунку

1. Не вказано систему оподаткування ФОП. Замовник не розуміє, чи утримувати ПДФО, чи є ПДВ. Вкажіть прямо: «ФОП 3 група, 5% єдиного податку, без ПДВ».
2. Відсутність IBAN. Без нього рахунок неможливо оплатити через банк. Перевірте, що IBAN — 29 символів, починається з UA.
3. Сума цифрами не збігається з прописом. Автоматичні генератори (як EasyAct) рахують це автоматично. Вручну — легко промахнутися.
4. Немає номера рахунку. Номер потрібен для обліку оплати — замовник вкаже його у призначенні платежу.
5. Немає дати. Банально, але зустрічається у скан-копіях рахунків з Word.
6. Рахунок виставлено постфактум замість акта. До 2026 року це було грубим порушенням. З 2026 — це легально, якщо у договорі є відповідний пункт і в рахунку зазначено період послуг.

Автоматизація: рахунок за 30 секунд замість 10 хвилин у Word

EasyAct генерує рахунки-фактури через AI-чат: ви пишете «рахунок для ТОВ Ромашка за розробку лендінгу, 30 тисяч» — і отримуєте готовий PDF з вашими реквізитами, IBAN, правильним прописом суми і усіма реквізитами покупця (з автоматичним підтягуванням з ЄДР за ЄДРПОУ).

Часті запитання

Чи обовʼязковий рахунок-фактура для ФОП на єдиному податку? Ні, законодавчо не обовʼязковий. Але на практиці юрособи і ФОП на загальній системі майже завжди просять рахунок для здійснення оплати через банк.

Чи можна виписати рахунок-фактуру в електронному форматі? Так. PDF з накладеним кваліфікованим електронним підписом (КЕП) приймається податковою і контрагентами.

Чи треба заповнювати прописом, якщо рахунок електронний? Так, пропис суми є частиною обовʼязкових реквізитів — для уникнення розбіжностей у цифрах.

Що робити, якщо я ФОП без ПДВ, а покупець — юрособа, платник ПДВ? Виписуєте рахунок без ПДВ, з обовʼязковою позначкою «Без ПДВ. ФОП 3 група єдиного податку 5%». Покупець не отримає податкового кредиту, але це нормальна легальна ситуація.

Чи може рахунок замінити акт виконаних робіт з 2026 року? Для договорів між юрособами — так, з 1 квітня 2026 року за правилами Закону 4791-IX, якщо у письмовому договорі прямо передбачена така можливість. Для ФОП ситуація неоднозначна: експерти вказують, що третя умова спрощення (відображення у бухобліку) для ФОП формально не виконується. До появи офіційних роз'яснень Мінфіну і ДПС ФОП краще продовжувати виставляти і рахунок, і акт.

Готові DOCX-шаблони (без реєстрації):

• Зразок інвойс-акта (рахунок-фактура за № 4791-IX) — повноцінна первинка, замінює акт без підпису замовника
• Зразок рахунку на оплату у DOCX — для звичайного інформаційного рахунку
• Зразок інвойсу для іноземного клієнта (UA + EN) — валютний інвойс для ЗЕД: USD/EUR, SWIFT, без ПДВ за п. 186.3 ПКУ

Читайте також:

• «Як виписати рахунок ФОП у 2026: 3 ролі і пастки Word-шаблону»
• «Як виписати акт виконаних робіт ФОП у 2026 році»
• «Зміни до Закону 996-XIV у квітні 2026»